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透視人力資源管理系統(tǒng)(下)
作者：佚名 日期：2001-5-22 字體：[大] [中] [小]
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五、人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施的特點(diǎn)及注意事項(xiàng)
要想通過人力資源管理系統(tǒng)來提高企業(yè)的管理水平，光是選取一個(gè)好的或比較好的、適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理軟件還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。人力資源管理軟件通常只是一個(gè)通用的系統(tǒng)框架，它提供諸如報(bào)表生成、查詢、宏，等等輔助工具來協(xié)助使用者工作。作為一種通用的系統(tǒng)，它適用于多種行業(yè)和企業(yè)的需要，能夠處理各種各樣包括規(guī)范的和不規(guī)范的、普遍存在的和特殊的、相對(duì)簡(jiǎn)單的和錯(cuò)綜復(fù)雜的情景。因此，實(shí)施中根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和企業(yè)所在地的政策法規(guī)，進(jìn)行給這個(gè)骨架里添血添肉的工作就非常重要。毫不夸張地說，人力資源管理系統(tǒng)項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵就在于這種被稱為實(shí)施過程添血添肉的工作。
由于人力資源管理系統(tǒng)管理的是所有與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，信息量大，變化頻繁，內(nèi)部關(guān)聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認(rèn)、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，特別是工資計(jì)算不能有任何錯(cuò)誤，因此，實(shí)施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于一般人的預(yù)計(jì)。根據(jù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，為了最大限度地提高企業(yè)的人力資源管理水平，成功地實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)，需要特別注意以下七點(diǎn)：
1．主要領(lǐng)導(dǎo)的理解和全力支持。 人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施不只是人事部門或計(jì)算機(jī)部門的事。為了保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)，需要企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門和全體員工的積極配合。同時(shí)，采用人力資源管理軟件，需要在充分回顧企業(yè)政策的基礎(chǔ)上，根據(jù)先進(jìn)的人力資源管理理念，從程序到操作進(jìn)行全面改進(jìn)。所有這些工作，如沒有企業(yè)決策層的參與是很難實(shí)現(xiàn)的。
2．培訓(xùn)。 要想使人力資源管理系統(tǒng)真正地發(fā)揮應(yīng)有的效用，必須通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兲貏e是中高層領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和行為方式。要讓他們學(xué)會(huì)并習(xí)慣于通過系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經(jīng)驗(yàn)。培訓(xùn)不光要使中高層領(lǐng)導(dǎo)明白采用人力資源管理系統(tǒng)的好處，更重要的是使他們了解系統(tǒng)的功能和系統(tǒng)的運(yùn)行方式，學(xué)習(xí)軟件系統(tǒng)中蘊(yùn)涵的先進(jìn)理念，主動(dòng)積極地反思現(xiàn)行的體系，探討改進(jìn)的方案。
3．改進(jìn)企業(yè)的相關(guān)制度和信息結(jié)構(gòu)。 由于歷史的原因和條件的局限，很多企業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)制度、人事相關(guān)信息的組成和報(bào)表不盡合理和科學(xué)。而實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)正是一個(gè)非常好的契機(jī)來回顧本企業(yè)不合理、不科學(xué)或不符合國(guó)家相關(guān)法律和規(guī)章的地方，重新合理地組織人事相關(guān)信息和報(bào)表，從而減少企業(yè)運(yùn)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實(shí)施人力資源軟件不應(yīng)只是單純地將現(xiàn)行的制度和報(bào)表計(jì)算機(jī)化，而是應(yīng)該充分地回顧本企業(yè)的相關(guān)政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進(jìn)的建議報(bào)告給企業(yè)的決策領(lǐng)導(dǎo)并爭(zhēng)取付諸實(shí)施。
4．明確項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)。 在項(xiàng)目的初期，應(yīng)該明確：整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)，需要采集的數(shù)據(jù)，需要保留的歷史信息，現(xiàn)有數(shù)據(jù)如何規(guī)范化，以及項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間和進(jìn)度安排等等。
5．組織精悍的項(xiàng)目實(shí)施小組。 項(xiàng)目實(shí)施小組人員的組成應(yīng)包括企業(yè)管理人員，人事、薪資、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們將負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)有效性的檢查，提供相關(guān)建議，培訓(xùn)其他人員，建立系統(tǒng)和檢查各部門的運(yùn)行程序。項(xiàng)目實(shí)施小組應(yīng)明確每個(gè)小組成員的工作職責(zé)。他們也將是該企業(yè)運(yùn)行人力資源管理系統(tǒng)的主要骨干和技術(shù)支持。
6．測(cè)試軟件功能。 項(xiàng)目實(shí)施小組在明確實(shí)施目標(biāo)和進(jìn)度后，一項(xiàng)重要的任務(wù)就是根據(jù)實(shí)施目標(biāo)全面測(cè)試購(gòu)買的軟件系統(tǒng)，爭(zhēng)取在三個(gè)月內(nèi)將軟件系統(tǒng)95%的錯(cuò)誤解決掉。由于人力資源管理系統(tǒng)需處理的信息關(guān)系非常復(fù)雜，各企業(yè)的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠(yuǎn)不如已經(jīng)運(yùn)行多年的成熟軟件產(chǎn)品，存在的錯(cuò)誤較多。如果不在項(xiàng)目實(shí)施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力，更嚴(yán)重的是會(huì)使他人失去信心，嚴(yán)重影響工作的進(jìn)展。
7．建立科學(xué)的程序性文件。 人事相關(guān)信息的特點(diǎn)是信息量大、變化頻繁、采集和確認(rèn)困難而且無內(nèi)聯(lián)關(guān)系。采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來管理人事信息要求數(shù)據(jù)的采集、更新能夠完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。這兩者之間的矛盾會(huì)因?yàn)樾孪到y(tǒng)的投入運(yùn)行而變得越來越突出。新系統(tǒng)在運(yùn)行后無疑會(huì)迫使一部分員工改變已經(jīng)熟悉了的工作方法和習(xí)慣，學(xué)習(xí)包括計(jì)算機(jī)知識(shí)在內(nèi)的新知識(shí)、新方法、新程序，一部分人的利益也許會(huì)受到影響。在系統(tǒng)的實(shí)施過程中，很多企業(yè)由于有關(guān)人員素質(zhì)較低、工作責(zé)任心不強(qiáng)，加上某些管理人員的隨意指揮，會(huì)造成系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行事倍功半，而且降低了系統(tǒng)的功效。所以，除加強(qiáng)培訓(xùn)外，建立必要的科學(xué)的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統(tǒng)的實(shí)施和正常運(yùn)行提供有效的保證。